Kafe POS programı seçerken bakılacak 12 madde

POS programı seçimi, kafeterya işletmeciliğinde geri dönmesi en zor kararlardan biri. Bir yıl kullandıktan sonra sistem değiştirmek, geçmiş verinin taşınması ve personelin yeniden eğitilmesi anlamına gelir. Bu yüzden karar öncesinde sorulacak sorular, sonrasında öğrenilecek derslerden çok daha ucuz.

Bu yazıda on iki maddeyi, neden önemli olduklarıyla ve demo sırasında nasıl test edileceğiyle veriyoruz.

Kasa ve satış hızı

1. Barkodlu satış çalışıyor mu?

Ambalajlı ürün satışınız varsa vazgeçilmez. Klavye emülasyonlu barkod okuyucuların desteklenmesi ve tam eşleşmede ürünün doğrudan fişe eklenmesi standart beklenti.

Demo testi: Bir barkod okutun. Ürün tek harekette fişe eklendi mi, ekstra tuş gerekti mi?

2. Barkodsuz ürünü kaç saniyede buluyorsunuz?

Çay, tost, çorba gibi açık ürünlerde barkod yok. Bunları bulmanın yolu ürün ızgarası ya da kısayol olmalı; isimle arama tek yol ise yoğun saatte sıkıntı çekersiniz.

Demo testi: Menünüzden rastgele beş ürünü ekleyin, süre tutun.

3. Fiyat ve KDV yönetimi esnek mi?

Ürün bazında KDV tutulabilmeli ve toplu güncelleme yapılabilmeli. Oran değiştiğinde yüz ürünü tek tek düzenlemek istemezsiniz. Ayrıntı için KDV, fiş ve fatura düzeni yazısına bakın.

Hesap yapısı

4. Cari hesap var mı, nasıl çalışıyor?

Kafeterya için en çok atlanan madde. Sadece peşin satış yapan bir sistem, kurum kantininde, hastanede, okulda ve tesiste yetersiz kalır.

Sorulacaklar: Kişi bazlı cari açılabiliyor mu? Ekstre satır satır dökülüyor mu? Tahsilat kaydedilebiliyor mu? Bakiye listesi alınabiliyor mu?

5. Ön ödemeli bakiye tutulabiliyor mu?

Okul, dershane ve spor tesisi kantinlerinde asıl ihtiyaç bu. Veresiye takibi yapan bir sistem, ön ödemeli bakiyeyi karşılamayabilir. İkisi farklı işler — ayrıntı için öğrenci veresiye ve harçlık takibi yazısına bakın.

6. Ödeme tipi mekan bazında ayarlanabiliyor mu?

Salonda peşin, odada cari çalışmak zorundaysanız bu ayarın mekan bazında yapılabilmesi gerekir. Her satışta personelin ödeme tipini seçmesi hem yavaş hem hataya açık.

Stok

7. Stok hesabı nasıl yapılıyor?

Kalan miktarın açılış + alış − satış olarak hesaplanması ve iptal edilmiş fişlerin hariç tutulması beklenir. Stoğun ne zaman düştüğü de önemli: sipariş anında değil, teslim anında düşmeli.

8. Minimum stok uyarısı var mı?

Eşiğin altına düşen ürünlerin bir yerde listelenmesi gerekir. Uyarı yoksa stok takibi rapor üretmekten öteye geçmez. Eşik hesaplama için kantin stok takibi yazısına bakın.

Kayıt güvenliği

9. Geçmiş kayıtlar korunuyor mu?

Bu madde broşürlerde yazmaz ama uzun vadede en çok fark yaratandır. Onaylanmış kasa ve cari hareketlerinin ertesi gün değiştirilememesi ve silinememesi, mutabakatı mümkün kılan tek şeydir.

Demo testi: Dünkü bir tahsilat kaydının tutarını değiştirmeye çalışın. Ne oluyor?

10. Koruma nerede çalışıyor?

Kritik ayrım. Koruma yalnızca ekranda çalışıyorsa başka bir ekrandan dolaşılabilir. Veritabanı seviyesinde çalışan koruma, hangi yoldan gelinirse gelinsin geçerlidir. self4 Cafe'de kasa kilidi veritabanı tetikleyicileriyle sağlanır.

11. Yetki ayrımı var mı?

En az iki seviye gerekir: satış yapan kullanıcı ve kayıt değiştirip silebilen yönetici. İptal yetkisinin yöneticide olması özellikle önemli — satış iptali, kayıp yaratmanın en kolay yolu.

Sahiplik ve maliyet

12. Verileriniz kimin?

Satın almadan önce sorulması gereken, sonradan sormak için çok geç olan soru. Sistemden ayrılmaya karar verdiğinizde verilerinizi alabiliyor musunuz? Hangi formatta?

Ayrıca: veriler nerede tutuluyor? Kurum politikanız veri yerelliği gerektiriyorsa kurum içi kurulum mümkün olmalı.

Gerçek maliyeti hesaplamak

Etiket fiyatı, toplam maliyetin bir parçası. Karşılaştırma yaparken hesaba katılacaklar:

Mekan tanımını netleştirin. "Mekan" başına ücretlendirme yapan sistemlerde bunun tanımı kritik: karekod ürettiğiniz her masa, oda ve birim bir mekan mı? 40 odalı bir servis ve 10 masalı bir salon toplam 50 mekan eder.

Kafe yazılımı ile kafeterya yazılımı farkı

Piyasadaki çözümlerin çoğu kafeler için yazılmıştır ve mantığı şudur: masa açılır, sipariş eklenir, hesap kapatılır, masa boşalır.

Kurum kafeteryası bu mantıkla çalışmaz. Hastanede müşteri günlerce kalır; kantinde hesap ay sonunda kapanır; okulda bakiyeden düşer. Bir sistemin bunları taşıyıp taşımadığı, özellik listesinden değil hesap yapısından anlaşılır.

Ayırt edici soru: "Aynı hesap üzerinde on gün boyunca sipariş toplanabiliyor mu, sonra tek seferde tahsil edilebiliyor mu?" Cevap net değilse o sistem kafeterya için yazılmamış.

Kuruma özgü kriterler için hastane kafeterya yazılımı nasıl seçilir yazısına bakabilirsiniz.

Demo izlerken

Broşür okumak yerine üç sistemi aynı senaryoyla test etmek, karar süresini günlerden saatlere indirir. Senaryo şu olabilir:

1. Beş ürün tanımlayın (biri barkodlu)
2. Bir mekan tanımlayın ve karekodunu üretin
3. Karekoddan sipariş verin
4. Siparişi kabul edin, hazırlayın, teslim edin
5. Cari hesaba yazıldığını doğrulayın
6. Ekstre alın, tahsilat girin
7. Dünkü bir kaydı değiştirmeye çalışın
8. Gün sonu raporunu alın

Bu sekiz adım, on iki maddenin çoğunu kapsar ve sistemin gerçekte ne yaptığını gösterir.

Özet

Karar verirken en çok fark yaratan üç madde:

• Cari hesap yapısı. Peşin satışın ötesine geçemeyen sistem kurum kafeteryasında yetersiz
• Kayıt güvenliği. Kurulumda önemsiz görünür, ilk mutabakat sorununda en pahalı eksik
• Veri sahipliği. Çıkış senaryosunu baştan bilmek, sonradan pişman olmamak

Kalan dokuz madde bu üçünün üzerine kurulur.