Kafe ve kantinlerde KDV, fiş ve fatura düzeni

KDV oranları işletmenin kontrolünde olmayan, ama menüsünü doğrudan etkileyen bir değişken. Oran değiştiğinde yüz ürünü tek tek elden geçirmek zorunda kalmak, hem zaman kaybı hem hata kaynağı.

Bu yazıda KDV'nin ürün bazında nasıl yönetileceğini, toplu güncellemenin nasıl yapılacağını ve fiş–fatura ayrımını anlatıyoruz.

KDV neden ürün bazında tutulmalı?

Bir kafeteryada satılan ürünler aynı KDV oranına tabi olmayabilir. Ambalajlı bir gıda, açık servis edilen bir içecek ve gıda dışı bir ürün farklı gruplara girebilir.

Bu yüzden KDV'yi işletme genelinde tek bir oran olarak tutmak yanlış bir kurulumdur. Doğru yapı:

• Her ürün kendi KDV oranını taşır
• Fiş satırı, ürünün oranını kullanır
• Fiş toplamında oranlar ayrı ayrı toplanır

self4 Cafe'de ürün tanımında KDV oranı alanı vardır ve fiş satırı bu oranı devralır. Varsayılan oran kurulumda belirlenir; ürün bazında değiştirilebilir.

Toplu KDV güncelleme

Oran değişikliği olduğunda ürünleri tek tek düzenlemek pratik değil. Yüz ürünlü bir menüde bu yarım gün sürer ve mutlaka birkaç ürün atlanır.

self4 Cafe'de ürünler ekranındaki Toplu KDV aracı, seçilen ürünlere tek seferde yeni oranı uygular. Kullanım sırası:

1. Etkilenecek ürün grubunu filtreleyin
2. Yeni oranı girin
3. Uygulayın
4. Birkaç ürünü açıp kontrol edin

Dördüncü adımı atlamayın. Toplu işlemler hızlıdır ama yanlış filtre seçildiğinde de hızlıdır.

Zamanlama önemli: Oran değişikliğini gün sonu kapanışından sonra, yeni gün başlamadan yapın. Gün ortasında yapılan değişiklik, aynı ürünün aynı gün iki farklı oranla satılmasına yol açar ve gün sonu mutabakatını zorlaştırır.

Fiyat: KDV dahil mi hariç mi?

Kafeterya ve kantinlerde müşteriye gösterilen fiyat KDV dahil olur; menüde "+KDV" yazan bir fiyat pratikte kullanılmaz.

Bu, sistemde iki farklı kurulum anlamına gelir:

KDV dahil giriş. Ürün fiyatı 65 TL olarak girilir; sistem KDV'yi içinden ayırır. Menü ve kasa aynı sayıyı gösterir. Kafeterya için doğru olan bu.

KDV hariç giriş. Fiyat matrah olarak girilir, üzerine KDV eklenir. Toptan satış ve kurumsal faturalama ağırlıklı işletmeler için uygun.

Karışıklığın en sık kaynağı bu ikisinin kurulumda netleştirilmemesi. Hangi modelle çalıştığınıza karar verin ve menü fiyatlarını buna göre girin.

Fiş ile fatura ayrımı

İki farklı belge ve iki farklı kullanım:

Fiş (perakende satış belgesi). Standart müşteri satışında verilir. Müşteri bilgisi gerektirmez.

Fatura. Alıcının vergi bilgileriyle düzenlenir. Kurumsal müşteri, birim harcaması ya da gider belgesi isteyen müşteri için gerekir.

Kafeteryada fatura talebi genellikle üç durumda gelir:

1. Kurumsal ikram. Birim toplantı servisi, misafir ikramı — kurum gider olarak kaydetmek ister.
2. Personel harcaması. Görev kapsamında yapılan harcamayı kuruma bildirecek kişi.
3. Toplu sipariş. Etkinlik, turnuva, seminer servisleri.

Bu üç durum tahmin edilebilir olduğu için baştan hazırlık yapılabilir: kurumsal müşterilerin vergi bilgilerini bir kez kaydedin, her seferinde sormayın.

Cari hesap ve belge ilişkisi

Cari hesapla çalışan bir kafeteryada belge düzeni biraz daha dikkat gerektirir. İki farklı an var:

Teslim anı. Ürün verilir, cari hesaba borç yazılır. Fiş bu anda oluşur.

Tahsilat anı. Borç ödenir, kasa hareketi oluşur. Bu bir satış değil, tahsilattır — ayrı bir satış belgesi düzenlenmez.

Bu ayrım karıştırıldığında aynı satış iki kez belgelenir ya da tahsilat hiç belgelenmez. self4 Cafe'de teslim anında fiş oluşur; peşin ödemede kasa girişi, cari ödemede hesaba borç yazılır. Tahsilat ayrı bir hareket olarak kaydedilir.

Ay sonunda birim ya da personel hesabı için toplu fatura düzenlenecekse, o ayın cari hareketlerinin dökümü ekstreden alınır ve fatura buna dayandırılır.

Kurumsal fatura talepleri için hazırlık

Hastane, okul ve tesis kantinlerinde kurumsal fatura talebi rutindir. Süreci hızlandıran hazırlıklar:

Vergi bilgilerini önceden kaydedin. Kurum unvanı, vergi dairesi, vergi numarası ve adresi cari kayda işlenmiş olsun.

Birim bazlı cari açın. Her birimin kendi hesabı olduğunda, ay sonunda birim dökümü doğrudan alınabilir.

Ay sonu takvimini belirleyin. Faturaların hangi tarihte kesileceği belli olsun; kurumun ödeme süreci buna bağlı işler.

Sipariş açıklamalarını anlamlı yazın. "Muhtelif" yazan bir satır, kurumun gider kaydında sorun yaratır. "Toplantı ikramı — 12 kişi" yazan satır yaratmaz.

Mali müşavirinizle paylaşacağınız dökümler

Ay sonunda muhasebeye iletilmesi gereken tipik dökümler:

Bu dökümlerin sistemden alınabilir olması, ay sonu kapanışını saatlerden dakikalara indirir. Yazılım seçerken bu raporların varlığını kontrol edin — kafe POS programı seçim kriterleri yazısında bu ve benzeri maddeler var.

Kayıt güvenliği

Vergi ile ilgili kayıtlarda geçmişe dönük değişiklik en riskli işlemdir. Onaylanmış kasa ve cari hareketlerinin ertesi gün değiştirilemez ve silinemez olması, hem iç mutabakatta hem dış denetimde elinizi güçlendirir.

self4 Cafe'de bu koruma veritabanı seviyesinde çalışır; tutar, tarih, cari ve ödeme tipi korunur, açıklama gibi alanlar serbest kalır. Aynı gün içindeki düzeltmelere izin verilir.

Özet

• KDV'yi ürün bazında tutun; işletme genelinde tek oran kurmayın
• Oran değişikliğinde toplu güncelleme aracını kullanın, sonra örnekleme yapın
• Değişikliği gün sonu kapanışından sonra uygulayın
• KDV dahil mi hariç mi çalıştığınıza kurulumda karar verin
• Fiş ile faturayı ayırın; teslim anı ile tahsilat anını karıştırmayın
• Kurumsal müşterilerin vergi bilgilerini önceden kaydedin
• Ay sonu dökümlerinin sistemden alınabildiğinden emin olun

Gün sonu ve mutabakat akışı için kafeterya kasa yönetimi ve gün sonu kontrolü yazısına bakabilirsiniz.