Kantin stok takibi ve minimum stok uyarısı kurulumu

Stok takibi, kafeterya ve kantin işletmeciliğinde iki yönlü bir denge problemidir. Az stok tutmak satış kaçırır; çok stok tutmak parayı depoya bağlar ve bozulma riski yaratır. Minimum stok uyarısı bu dengeyi elle takip etmekten kurtarır.

Bu yazıda kalan stoğun nasıl hesaplandığını, eşiğin nasıl belirleneceğini ve hangi ürünlerin gerçekten takip edilmesi gerektiğini anlatıyoruz.

Kalan stok nasıl hesaplanır?

Formül basit:

Kalan = Açılış + Alışlar − Satışlar

self4 Cafe bu hesabı yaparken iptal edilmiş fişleri hesaba katmaz — iptal edilen bir satış stoğu düşürmemiş sayılır. Stok düşme anı ise teslim ve faturalaşmadır; sipariş verildiğinde değil, ürün gerçekten çıktığında düşer.

Bu ayrım önemli. Sipariş anında düşen bir sistemde iptal edilen siparişler stoğu yanlış gösterir; teslimde düşen sistemde bu sorun oluşmaz.

Sayım neden gerekli?

Sistem hesabı doğru yapar, ama gerçek dünyada kaydedilmeyen hareketler olur:

• Bozulan ve atılan ürün
• Personel tüketimi
• Numune ve ikram
• Kırılan, dökülen ürün
• Kayıtsız satış

Bu yüzden dönemsel fiziksel sayım şart. Sayım sonucu ile sistem sonucu arasındaki fark, kayıtsız hareketlerin toplamıdır ve bu farkın büyüklüğü işletmenizin kayıt disiplinini gösterir.

Sayım sıklığı: Hızlı devirli ürünlerde haftalık, yavaş devirlilerde aylık yeterli. Tüm menüyü her hafta saymak gerçekçi değil; en çok satan yirmi ürünü haftalık, kalanını aylık sayın.

Minimum stok eşiği: hesaplama

Eşiği belirleyen iki değişken var:

Günlük ortalama satış. Son bir aydaki satışın gün sayısına bölümü.

Tedarik süresi. Sipariş verdiğinizden ürünün rafta olmasına kadar geçen gün sayısı.

Formül:

Minimum stok = Günlük ortalama satış × (Tedarik süresi + 1 gün güvenlik payı)

Örnek: Günde ortalama 40 su satıyorsanız ve tedarik bir gün sürüyorsa:

40 × (1 + 1) = 80 adet

Stok 80'in altına düştüğünde uyarı gelir ve siz sipariş verirsiniz. Tedarik geldiğinde stok hâlâ sıfırın üstünde olur.

İşletme tipine göre ayarlama

Talebin dalgalı olduğu yerlerde güvenlik payı artar. Dershane kantini ve spor tesisi kantini yazılarında bu dalgalanmanın nedenleri ayrıntılı.

Hangi ürünleri takip etmeli?

Tüm menüyü aynı özenle takip etmek gereksiz ve sürdürülemez. Ürünleri üç gruba ayırın:

A grubu — cironun büyük kısmı. Genellikle ürün çeşidinin küçük bir bölümü, cironun büyük bölümünü getirir. Bunları sıkı takip edin: haftalık sayım, dar eşik, tükenmeye asla izin verme.

B grubu — orta. Aylık sayım, standart eşik.

C grubu — kuyruk. Nadir satılan ürünler. Aylık sayım yeterli; eşik geniş olabilir. Bu gruptaki bazı ürünleri menüden çıkarmak bile düşünülebilir.

Bu ayrımı yapmanın en basit yolu, bir aylık satış raporunu tutara göre sıralamak. Listenin başındaki ürünler A grubudur.

Bozulabilir ürünler

Ambalajlı ürünlerde tek risk tükenmedir; taze üründe ikinci bir risk var: bozulma.

Bozulabilir üründe minimum stok mantığı ters çalışır. Amacınız stoğu yüksek tutmak değil, günlük tüketimi doğru tahmin etmek.

Pratik yaklaşım:

• Günlük hazırlık miktarını geçmiş veriden çıkarın. Geçen dört haftanın aynı gününe bakın.
• Gün sonunda kalan miktarı kaydedin. Bu, tahmininizin ne kadar isabetli olduğunu gösterir.
• Haftanın gününü dikkate alın. Pazartesi ile cuma aynı değildir.
• Program etkisini hesaplayın. Okul kantininde sınav haftası, tesiste turnuva günü profili değiştirir.

Gün sonu fazlası sürekli yüksekse hazırlık miktarını düşürün; sürekli tükeniyorsa artırın. Bu ayarlama iki üç hafta içinde oturur.

Alış kaydı disiplini

Stok hesabının doğru çalışması, alışların kaydedilmesine bağlı. Kaydedilmeyen bir alış, sistemde stoğun eksik görünmesine yol açar ve minimum stok uyarıları anlamsızlaşır.

Kurulacak alışkanlık: mal geldiğinde kayıt girilir. Sonra girilmek üzere kenara konan irsaliyeler, hafta sonunda toplu girildiğinde hem hatalı olur hem stok raporlarını haftalarca yanlış gösterir.

Uyarıya nasıl tepki vermeli?

Minimum stok uyarısı bir bildirim değil, bir eylem tetikleyicisi. Uyarı geldiğinde:

1. Gerçekten mi düştü? Alış kaydı atlanmış olabilir. Fiziksel olarak kontrol edin.
2. Sipariş verin. Tedarikçiye bildirim yapın.
3. Eşik doğru mu? Aynı ürün için sık sık uyarı geliyorsa eşik düşük kurulmuş olabilir.

Üçüncü madde gözden kaçar. Sürekli uyarı veren bir eşik, bir süre sonra görmezden gelinmeye başlar ve sistemin tamamı işlevsizleşir. Uyarılar seyrek ve anlamlı olmalı.

Stok raporlarının işletmeye söylediği

Stok verisi yalnızca sipariş vermek için değil; işletme kararları için de kullanılır:

Devir hızı. Bir ürün ne kadar sürede tükeniyor? Yavaş devirli ürünler menüde yer ve para tutuyor.

Ölü stok. Aylardır satılmayan ürünler. Menüden çıkarma kararı için veri.

Satış–stok tutarlılığı. Uyuşmuyorsa ya alış kaydı ya satış kaydı eksik. İkisi de araştırmayı hak eder.

Sezonluk desen. Hangi ürün hangi ayda satıyor? Gelecek yılın planı için en değerli veri.

Kurulum kontrol listesi

• [x] Ürünlerin açılış stoğunu girin
• [x] Alış kaydı disiplinini kurun: mal geldiğinde kayıt
• [x] Bir aylık satış raporundan A/B/C gruplarını çıkarın
• [x] A grubu için eşiği hesaplayın: günlük satış × (tedarik + 1)
• [x] Bozulabilir ürünlerde günlük hazırlık miktarını takip edin
• [x] Haftalık (A grubu) ve aylık (tümü) sayım takvimini belirleyin
• [x] Uyarı sıklığını izleyin; sürekli uyaran eşikleri gözden geçirin

Okul ve kurum kantinlerinde stoğun nasıl davrandığına dair ayrıntılar için okul kantini yönetimi yazısına bakabilirsiniz.